Jak funguje fakturace provizí v AffilBoxu

Vaši partneři v AffilBoxu vás propagují. Přivádějí vám zákazníky – a vy jim za to na oplátku vyplácíte odměnu, která jim náleží. Obchodník může svému partnerovi vystavit podklady pro fakturu. Partner pak vždy ve svém fakturačním systému – každý má jiný systém i jiné účetní číslování – vystaví fakturu obchodníkovi.

AffilBox a vystavování faktur za provize

Systém Affilbox umí vystavovat podklady pro vyplacení provizí vašim partnerům. AffilBox negeneruje přímo faktury, protože každý partner vyžaduje vyplacení provize jiným způsobem. Někdo může zaslat fakturu, někdo potřebuje Dohodu o provedení práce a u některých partnerů dojde k započtení provize oproti nákupu. Velmi se to liší a proto náš systém pouze vygeneruje podklady k fakturaci, na základě kterých partner fakturuje částku za provize.

Ruční vystavování fakturačních podkladů – z vaší strany

Pokud chcete vytvořit novou fakturaci, můžete tak učinit jednoduše výběrem položky Fakturace z levého menu. Zde vidíte seznam již vydaných faktur, a nad touto tabulkou se nachází tlačítko pro vytvoření nové fakturace.

Konkrétní zadání fakturace

Po jeho stisknutí se vám zobrazí kritéria pro vytvoření faktury.

1. Zadáte období, za které se má faktura vytvořit. Například za předchozí měsíc.
2. Vyberete kampaně které chcete do fakturace zahrnout. Klikněte na tlačítko Filtrovat.
3. V posledním kroku vyberte partnery, kteří mají za toto období nárok na vyplacení (jinými slovy dosáhly výplatního minima). Do vaší faktury budou zahrnuti pouze ti partneři, které přesunete do pravého pole. Nabízí se vám vždy ti partneři, kteří přesáhli součtem schválených konverzí výplatní minimum.

Nyní můžete odeslat požadavek na vytvoření faktury.

Systém zpracuje váš požadavek, a za několik minut (může trvat až 15 minut, pokud máte velké množství konverzí)  se v přehledu fakturace objeví nový report (pro každého partnera zvlášť).

Takto připravené reporty si můžete zobrazit/stáhnout ve formátu PDF, editovat je (přidávat do nich další položky), nebo fakturu označit jako zaplacenou (a pak s ní již nadále nelze pracovat).

Po vygenerování reportu se zašle e-mail o vygenerování podkladu partnerovi a on může nahrát svou fakturu do systému kliknutím na zelenou šipku.

Ruční vystavování fakturačních podkladů – ze strany partnera

Pokud má váš partner dostatek schválených konverzí – překročil tedy výplatní minimum (uvidíte jej v Nastavení – Nastavení aplikace), může sám zažádat o fakturační poklady. Když se přihlásí, klikne v levém menu na položku Fakturace a následně na tlačítko Požádat o fakturaci:

Administrátor následně dostane e-mail s notifikací a v záložce Fakturace uvidí novou žádost o fakturaci:

Tuto fakturaci může schválit Zrychleně (ikonka rakety)  – jednoduše se tím rovnou vytvoří faktury ze všech schválených a nevyfakturovaných konverzí, které partner má a fakturace bude vystavena pod hlavičkou právě přihlášeného administrátora.

Úprava detailů přehledu

Pokud chcete jakoukoliv úpravu, vyberte ikonku s listy papíru – Vytvořit přehled. V následujícím okně tak můžete ovlivnit:

• na koho se má fakturace vystavit – odběratel
• časové období konverzí, které mají patřit do této fakturace
• kterých kampaní se má tento podklad týkat
• můžete také změnit partnera, nebo vystavit podklady i dalším partnerům najednou:

Po dokončení – odeslání požadavku na vytvoření se konverze, kterých se tato akce týká, změní ze stavu Schválená na Vyfakturovaná .

Zároveň bude danému partnerovi odeslán e-mail s upozorněním, že na něj čekají fakturační podklady.

Automatické vystavování fakturačních pokladů

Pokud máte provizní program na jednoduché bázi a automaticky schvalujete všechny fakturační žádosti od partnerů, můžete jejich schvalování nechat automatizaci.

V levém menu vyberte Nastavení – Nastavení aplikace.

Vyberte položku Fakturace pro partnery:

V nabídce zvolte Automaticky na a vyberte společnost, na kterou se mají fakturační podklady vytvářet. Nezapomeňte uložit!

Ve chvíli, kdy vaši partneři požádají o novou fakturaci, dojde automaticky k jejímu schválení, mohu tak rovnou přiložit i fakturu.

Vystavujte faktury s citem

Fakturace je poměrně citlivý proces, vyfakturované konverze se již nedají vrátit zpátky do stavu Schválená.  Pokud si nejste jistí, zavolejte nám, nebo napište, rádi pomůžeme!