Ukončení affiliate programu (SEZNAM kroků)

Bohužel ne vždy je vše prosluněné sluncem a nepadají stovky konverzí za den. Neboli když vás čeká ukončení affiliate programu, je důležité to udělat správně. Stejně jako spuštění affiliate programu, tak i jeho ukončení má svá konkrétní pravidla a postupy.

Dnes si ukážeme naše prověřené kroky, které vedou k úspěšnému ukončení, při kterém všechny strany jsou o všem informované a jsou vyrovnané závazky. Za nás je to lety vypilovaný postup, který se aplikuje jak u privátních programů, tak i na jiných řešeních. A to nejen v České republice, ale takříkajíc po celém světě.

Harmonogram / postup uzavření programu

Jednotlivé kroky nejsou očíslované náhodně – jde o důležité pořadí, které je důležité dodržovat pro eliminování chyb a minimalizaci zpomalení ukončení. Doporučujeme tedy se těmito kroky prokousávat opravdu postupně.

1. Konkrétní data ukončení

Dejte vědět partnerům, že se končí. A to na vašich typických informačních uzlech a kanálech. Těmi jsou například nástěnka partnerského programu, e-mailingové sdělení na registrované partnery či uzavřená skupina (fórum, Slackový kanál, Facebooková skupina, atd.).

Je důležité upozornit partnery na konkrétní datum, kdy bude program ukončen. To ovlivňuje dvě následující věci. Kdy se naposledy budou měřit prokliky a kdy končí platnost cookies od přivedených návštěvníků. Neboli příkladem může být.

1a. Příklad ukončení s postupným vypínáním trackingů

Končíte k 30. červnu. K 1. červenci z vašeho webu sundáte trackovací kódy, takže nebudou se počítat nové prokliky.

A dle délky platnosti cookies (v tomto případě 30 dní) sundáte konverzní kódy k 1. srpnu. Toto postupné vypínání měření prokliků a konverzí je důležité pro 100 % uspokojení partnerů, kteří vám do posledního dne přiváděli návštěvníky.

Během doby platnosti cookies totiž jimi přivedená návštěvnost může vodit stále objednávky, které partnerům náleží.

1b. Specifikum trackování přes platformy

Pokud využíváte pro svůj e-shop internetové platformy (typu Shoptet, Fastcentrik a další podporované), u nich z technických důvodů nelze rozdělit vypnutí trackingů od konverzních kódů.

Jsou to v těchto případech tzv. spojené nádoby a nelze je při vypnutí oddělit. Není to problém pro vypnutí programu, jen to musíte partnerům sdělit, aby počítali s tím, že je zde jen jediné datum vypnutí konverzních kódů.

Partneři totiž proces ukončování programů znají (stává se to čas od času), takže by se mohli divit, proč je jen 1 datum.

1c. Načasování ukončení programu

A k vhodnému datu ukončení programu doplňujeme, že je vhodné to neříkat partnerům den předem, ale například s měsíčním předstihem.

Partneři totiž v dobré víře pro vás staví marketingové kampaně, weby, zapojují vás do propagace, takže je vhodné je upozornit zavčasu, aby s tímto koncem mohli počítat a připravit se na něj.

2. Doschválení nerozhodnutých konverzí

Až po uplynutí platnosti cookies můžete přejít k finálnímu ne/schválení konverzí, které na vás v partnerském programu čekají ve stavu Nerozhodnutých.

Neboli projděte všechny konverze ve stavu Nerozhodnuté.

Takže po přihlášení do administrace přejdete v bočním panelu na Statistiky a Reporty konverzí a nahoře ve filtaci vyberte časové okno (Celé období ideálně – ať nezapomenete na žádnou z konverzí) a stav konverzí Nerozhodnuté. Tyto konverze dle podkladů z vašeho e-shopu/služby schvalte či zamítněte dle jejich finálních stavů.

3. Změňte výplatní minimum

V tomto dalším kroku změňte v Nastavení a podsekci Globální nastavení tzv. výplatní minimum na 0 Kč. Je to z toho důvodu, abyste mohli všem partnerům vytvořit v dalším kroku výplatní podklad.

A to i přestože nepřesáhli původně nastavené výplatní minimum.

Je to správné, že i partneři s menšími výdělky dostanou adekvátní odměnu, kterou propagací získali.

4. Vystavte fakturační podklady

Poté běžte do sekce Fakturace v bočním panelu a zde přes políčko Nová fakturace vytvořte výplatní podklad pro všechny zapojené partnery.

Tím se partnerům uzavřou všechny schválené provize a změní se u nich stav Vyfakturované.

Partnerům o této situaci přijde notifikační e-mail na jejich registrovanou e-mailovou schránku.

5. Proplaťte zbylé provize

Partneři vám postupně do sekce Fakturace budou nahrávat jednotlivé faktury na poslední provize z vašeho programu. Je samozřejmostí, že tyto faktury proplatíte, abyste dokončili své závazky v rámci affiliate programu.

5a. Vyrovnejte se správcem

V tomto kroku je i podbod, kdy se srovnáte dle původní domluvy/smlouvy s vaším affiliate správcem (pokud jste ho měli). I za tuto finální výplatu mu bude dle vaší domluvy pravděpodobně náležet odměna (pokud byl odměňován % z přivedených objednávek).

6. Poděkujte partnerům za spolupráci

Zde už vůči partnerům zbývá jen se s nimi finálně rozloučit a poděkovat za spolupráci. Přeci jenom jsou to vaši obchodní zástupci, váš marketingový tým, který vám pomáhal s propagací vašeho podnikání.

Hlavně není všem dnům konec, takže se můžete ještě v budoucnu spojit.

7. Odpojte subdoménu od partnerského programu

Až v tomto kroku přichází na řadu tzv. odpárování subdomény, kterou jste měli spojenou se svým partnerským programem na AffilBoxu.

7a. Odpárování v AffilBoxu

Toto propojení zrušíte na obou stranách – na straně AffilBoxu po přihlášení na původní subdoménu, která vám byla přiřazena po registraci programu (má typicky tvar cXXXX.affilbox.cz). Zde v sekci Nastavení, a v podsekci Domény. Po otevření této sekce klikněte na tři tečky vpravo od názvu vaší subdomény.

7b. Odpárování v rámci DNS

Doména je na naše servery od vašeho registrátora nasměrovaná přes tzv. DNS záznamy. Ty jste nastavovali při začátku vašeho programu. Tentokrát je u dané subdomény (je to záznam typu TXT v rámci CNAME) jen tento záznam (typicky cz.affilbox.cz) zrušíte. Tím je odpárování finální.

8. Smažte informace o svém programu

Téměř všichni inzerenti na svůj partnerský program odkazují z patičky svého webu a dalších míst. Po ukončení programu je tedy důležité tyto informace smazat, abyste nemátli vaše návštěvníky, či případné zájemce o affiliate. Tedy smažte všechny odkazy a zmínky o affiliate.

9. Přesměrujte správcovský e-mail

Pokud jste měli pro správu partnerského programu vyčleněný speciální e-mail (typu affil@, affiliate@, …) nezapomeňte na něj při ukončování. Z praxe vám doporučujeme ho přímo nemazat, ale jen ho přesměrovat na nějaký váš hlavní e-mail. Aby se vám žádný e-mail ohledně ukončení programu a finálních výplat nezatoulal.

10. A máte hotovo

Tento bod je spíše doslova do počtu, protože máte už hotovo – tím, že jste prošli tímto praktickým seznamem (za nás je to tzv. best practices), úspěšně jste ukončili svůj partnerský program.

Tímto se s vámi loučíme a přejeme vám hodně štěstí a růstu v jiných marketingových kanálech.